Suunniteltu ja tehokas 2022

07.01.2022
Hei uusi vuosi 2022! Täällä alkoi yrityshommat todenteolla heti vuoden alussa ja on aika pistää kalenteri tulille ja aikataulutus kuntoon. Itse pidän taktiikasta, että monta rautaa on samanaikasesti tulessa, mutta silti joka päivä pitää olla levon hetkiä sekä joka viikko jotain rentoutavaa. Miten siis aikatauluttaa kiireisen ihmisen tai yrittäjän arkea? 

Tärkeintä on ymmärtää että kiireellisyys ei ole millään tavalla leveilyn aihe. Itse sanoisin, että mageempi on pysyä tehokkaana käyttämillään tunneilla kuin palaa loppuun alle puolessa vuodessa. Eli jätetään multitaskaus vuodelle 2021 ja keskitytään mielummin käyttämään tuntimme kunnolla hyödyksi, jotta aikaa jäisi myös rentoutumiseen. 

1. Suunnittele suunnittelupäiväsi

Kuulostaa minustakin hassulta, mutta tämä oikeasti toimii. Itse olen opiskeluajoista lähtien ollut juuri niitä ihmisiä, joka rakastaa omistaa 5 eri kalenteria ja kirjoittaa nätisti tarrojen kera omat menonsa ja tehtävälistansa. Sitten ihastellaan ja ahdistutaan siitä, miten paljon hommaa on ja mikään ei silti etene. Samoin myös kantapään kautta oppineena on hyvä muistaa, että mitään isompaa aihealuetta ei voida vaan soitellen lähteä valloittamaan. Kaikki pitää osata suunnitella hyvin, jotta mahdollisilta kompastumisilta ja jumeilta vältyttäisiin. 

Viikon suunnittelupäivä. Joten jos haluat olla päivissäsi, tunneissasi, minuuteissasi hyvin täsmällinen, on parasta kirjoittaa ensimmäisenä kalenteriisi viikottainen suunnittelupäivä. Hyvänä päivänä pidän sunnuntaita, mutta maanantaiaamukin kuulostaa hyvältä tavalta aloittaa uusi viikko. Menot on hyviä lisätä valmiiksi kalenteriin sitä mukaan, kun niitä ilmestyy. Viikot taas on hyvä suunnitella menojen ja tehtävien osalta tulossa oleva viikko kerrallaan. Sitä kun ei voi koskaan tietää paljonko saa aikaiseksi yhden viikon aikana. 

Pilko työtehtävät. Isompien tehtävien suunnittelupäivälle kannattaa varata myös tunti jos toinenkin aikaa. Mitä isompi työ on sitä pienemmäksi asiat täytyy pilkkoa. En silti tarkoita, että tehtävälista kuuluu: 1. mene googleen 2. hae googlesta 3. napsauta parasta linkkiä. Vaan niin, että työtehtävää on helppo lähteä niiden kautta toteuttamaan. Tärkeintä on, että itse ymmärrät käytettävän ajan, mitä työ sinulta vaatii.

Esimerkki: Blogipostauksen kirjoittaminen

1. Inspiraation ja tiedon etsiminen 2. Postauksen kirjoittaminen 3. Kuvien otto 4. Kuvien muokkaus 5. Kirjoituksen asettelu 6. Postauspäivän suunittelu

Jos työtehtävä on vain "blogipostaus", et välttämättä tiedä siihen kaikkeen kohdistuvaa aikaa ja siinä tapauksessa suunnittelusi saattaa mennä hukkaan. Sama kikka toimii, jos jokin tehtävä tuntuu valtavan uuvuttavalta ja hankalalta lähestyä. 

Priorisoi. Suunnittelussa on tärkeää myös tietää, mitkä asiat ovat kiireellisiä ja tärkeitä, mitkä taas eivät. Ensimmäisenä suosittelen lämpimästi hoitamaan alta pois kaikista tärkeimmät AINA ENSIN. Vaikka tehtävä olisi kuinka suuri tahansa, on hyvä hoitaa tämä alta pois, vaikka ympärillä houkuttelisikin monta pientä hommaa. Ne odottavat vuoroaan ollessaan prioriteettilistalla vasta seuraavana. 

Tasapaino arjessa. Vaikka kuinka juna puuskuttaisi ja olisi mukava sinkoilla paikasta toiseen aina silloin kun ei nuku, täytyy muistaa myös suunnitella itselleen vapaa-aikaa. Kaikessa maailmassa pätee tasapaino, jin ja jang. Kumpaakaan ei saa olla liikaa vaan kaiken tulee pysyä hyvässä balanssissa. Silloin kun on virtaa tehdä, tehdään ja sillon kun löpö on lopussa, levätään. Ja vaikka jotkut sähkökanit haluavatkin mennä koko päivä, se ei tule kestämään pitkään, jos ei osaa edes kahvitaukoja ilman puhelinta viettää. Olen itse joutunut näkemään niin monta burn outia, että niistäkin olen itse saanut oppia. Joillekin asioille on hyvä sanoa joskus ei, jos vain ei jaksa tai ehdi. 

2. Pois mielestä, silti tallessa

Ihmisen muisti ei voi muistaa enempää kuin seitsemää asiaa kerralla. Vaikka kuinka haluamme luottaa muistiimme, tärkeät ja vähemmänkin tärkeät on toimivan ihmisen hyvä kirjoittaa ylös jonnekin. Kulkeeko vihko tai kalenteri aina mukana? Kännykkä on vallan mainio muistiinpanoväline, koska se varmasti pysyy aina mukana. 

Ajatukset ylös. Ajatuksia pilkahtelee päähän mitä kummallisimpina aikoina. Varsinkin silloin aivomme ovat luovimmillaan, kun annamme niiden levätä tietystä aiheesta. Monille putkahtaa ennen nukkumaan menoa ajatuksia päähänsä. Nämä ajatukset tulee kirjoittaa HETI ylös. Itse käytän iPhonen Muistiinpanot-sovellusta. Kaikista kännyköistä löytyy tämmöinen, älä höpötä. Jos yöpöydällä lojuva vihko on sinulle mieluisampi, käytä sitä. Tärkeintä on, ettet anna näiden älynväläysten karata sinulta. Ne saattavat olla tulevaisuudessa erittäinkin arvokkaita. 

Brainstorm. Aivoriihissäkin on hyvä itse tai jonkun toisen olla kirjurina ajatuksista. Vaikka riihi olisi paras ikinä, yksityiskohdat jäävät valitettavasti siihen palaveriin, jos niitä ei kirjoita ylös. 

3. Erottele menot ja tehtävät

Tämä on kalenteritoiminnassa tärkeää. Nimittäin se, että ymmärrät suunnittelussa menon ja tehtävän eron. Menot tulee laittaa kalenteriin ensimmäisenä, koska ne määrittävät työrytmiäsi. Menoihin kuuluu myös yleensä liikkuminen jonnekin, mikä vie aikaa tältä "tehtävältä". Menoissa pitää ottaa muitakin asioita huomioon kuten muut ihmiset sekä siihen kuuluva tehtävä. Tehtävissä taasen ajan määräät sinä itse ja sen voi ujuttaa menojen väliin. 

Niputa samakaltaiset. Tämä on paras vinkki tähän astisista (siis minulle). Jotta päivämme sujuisivat mahdollisimman tehokkaasti, kannattaa niputtaa yhteen samankaltaiset tehtävät. Esimerkiksi jos tehtäviisi kuuluu jotain kotisi ulkopuolella, hoida ne kaikki samalla kertaa. Sama pätee esimerkiksi kokouksiin, sähköposteihin, kirjoitettaviin asioihin, siivoamiseen jne. Tämä pikku kikka saa päivästäsi tehokkaamman etkä joudu virittämään energiaasi turhan monta kertaa uudelleen aloittaen uuden asian. Multitaskaus on kiellettyä, koska siinä ei synny mitään hyvää. Parempi hoitaa kerralla asiat pois kalenteristasi ja tehtävälistaltasi. 

Mikrotehtävät. Tehtävät, jotka vievät sinulta 1-2 minuuttia on paras hoitaa heti. Joop, vaikka sanoinkin aiemmin priorisoinnista, nämä pienen pienet mikrotehtävät toimivat myös buustina isompiin töihin. Käytä näissäkin niputustaktiikkaa, jotta saat tehtäväsi tuntumaan yhdeltä isommalta kokonaisuudelta.

4. Deadline on paras motivaattorisi

Tämä on supertotta. Kuinka monesti olet siirtänyt tehtävääsi aina vain eteenpäin, koska aikaa on eikä se ole prioriteeteissäsi ykkösenä? Nämä tehtävät helposti myös jäävät tehtävälistan hännille ellei niillä ole niin sanottua eräpäivää. Kun laitat itsellesi deadlinen jollekin tehtävälle, tulet käyttämään siihen x määrän aikaasi. Jos taas laitat saman tehtävän deadlinen kaksi viikkoa myöhemmäksi lisääntyy myös tuntimääräsi tätä kohtaan.

Tässä hommassa pätee imperfektionismi. Eli kaiken ei pidä olla täydellistä, jotta saat myös asioita valmiiksi. Monesti deadlinea lykätään, koska pelkää työn olevan vielä kesken. Mitä enemmän annat itsellesi aikaa työn tekemiseen, sitä enemmän siihen tulee myös työtehtäviä. Tämä on jonkinlaista matematiikkaa, mutta näin se menee.

Jos siis haluat saada aikaiseksi asioita ja pyyhkiä ne pois tehtävälistaltasi, aseta kaikille töillesi deadline. Viikkokin on jo pitkä aika. Muista silti olla realistinen ja tuntea työsi ja siihen käytettävä aika. Näin vältyt myös pettymyksiltä ja deadlinen ohittamiselta. Muista, että hyvin suunniteltu on (for real) puoliksi tehty.

Ps. tällekin postaukselle annoin aikaa 2 tuntia. Muuten siitä tulisi liian pitkä luettavaksi, enkä saisi sitä postattua. 

5. Kehitä sinulle toimiva systeemi

Vaikka kaverin bullet journal näyttäisikin aina niin ihanalta ja inspiroivalta se ei tarkoita, etteikö sinun taktiikkasi olisi täydellinen. Niin kelle? No SINULLE! Itse olen luova ihminen ja aikatauluni organisointiin tarvitsen pommin varman systeemin, jotta homma toimii. Minulla ei ole aikaa eikä intoa piirrellä laatikoista kukkaseppeleitä ja leikkiä 8 eri värisellä tussilla vaan haluan kaikki helposti ja tyydyttävästi esille. Toisille bullet journal on loistava keksintö ja siitä nautitaan niin paljon, että suunnittelu on mielipuuhaa. Then go for it! 

Valitse alustasi. Ajan organisointiin on tarjolla vaikka sun minkälaisia ohjelmia, vihkoja ja kalentereita, joista voit vain valita parhaimmat ja vielä silmää miellyttävämmän (jos se ilahduttaa). Itse olen aina uskonut olevani käsikalenteri-ihminen, mutta huomasin jopa toimivammaksi alustaksi Macin Kalenteri-sovelluksen. Tämä sykkaa mukavasti kännykän, läppärin ja iPadin kanssa ja sen saa myös erittäin helposti miellyttävän näköiseksi. Stressaannun liikaa siitä, että jokin tuli kirjoitettua väärään kohtaan ja väärän värisellä kynällä. 

Laita mappeihin. Eli kategorisoi. Itselläni kun on monta erilaista työnkuvaa, haluan pitää kaikki omissa mapeissaan. Minulla on muistiinpanot, kansiot ja eri värit kalenterissani kullekin työtehtävälle. Näin näen myös heti, mille pistän minkäkin verran aikaa ja kaikki pysyy nätisti omissa kansioissaan häiritsemättä muiden tärkeää olemassa oloa.

Siivoa pinosi (pile). Pinoilla tarkoitan kaikkea, mikä voikaan kertyä pinoiksi; muistiinpanot, kalenterimerkinnät, sähköpostit, dokumentit jne. Vaikka saisitkin taputeltua aina nämä pois ollessasi vauhdissa, kannatan pitämään myös siivoushetkiä. Turhat pois ja tärkeät säilötään. Tällaisia päiviä pitäisi olla vähintään kerran kuussa varsinkin, jos et ole niitä ihmisiä, jotka osaavat välittömästi heittää turhat asiat menemään. Eli sähköposti pysyy aina siistinä, samoin fyysinen ja digitaalinen työpöytä. Työtä on paljon mukavampi jatkaa puolenkin vuoden päästä mukavasti, kun työssäsi pysyy ns. puhdas pöytä koko ajan. Siivouksen myötä myöskään mikään asia ei unohdu pinossa toisen alle ja pinomörkö ei odota sitten hamassa tulevaisuudessa. 

Annan hyvän vinkin kaikille: Yksinkertaisuus on tehokkainta

Suunnitelmallista ja inspiroivaa uutta vuotta 2022 kaikille!